Algemene voorwaarden

1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes en commerciële communicatie van de hand van The Extra Mile en overeenkomsten gesloten door The Extra Mile met een derde, tenzij daar uitdrukkelijk schriftelijk van af is geweken.

2. Een overeenkomst tussen The Extra Mile en een derde komt tot stand door ondertekening door Gebruiker of door een begin van de afname van de Services door Gebruiker. Door ondertekening of afname van de Services aanvaardt Gebruiker alle bepalingen van de Overeenkomst inclusief deze Voorwaarden. De Overeenkomst komt in de plaats van, en vervangt alle eerdere voorstellen, tenzij er specifieke correspondentie, afspraken of andere communicatie, schriftelijk gedaan en heeft altijd een einddatum, vermeende afspraken zonder einddatum komen wel te vervallen.

3. The Extra Mile behoudt zich het recht voor om, met inachtneming van de redelijkheid en billijkheid, de Algemene Voorwaarden aan te vullen en/of te wijzigen.

4. De Nederlandstalige versie van deze Algemene Voorwaarden is in het geval dat een anderstalige versie ter informatie is overlegd, altijd de leidende en rechtsgeldige versie op basis van het Nederlands recht.

5. Bij de interpretatie van de documenten prevaleren de hierna eerstgenoemde documenten boven de later genoemde documenten:

• 1. De Overeenkomst:
• 2. eventueel overeengekomen Bijzondere Voorwaarden;
• 3. deze Algemene Voorwaarden.
• 4. prijslijst (Optionele) Services.

5. Tenzij de Voorwaarden uitdrukkelijk anders bepalen, geldt bij de interpretatie ervan dat het enkelvoud wordt geacht mede het meervoud te omvatten en vice versa en een verwijzing naar een mannelijke vorm wordt mede geacht te omvatten een verwijzing naar een vrouwelijke vorm en vice versa.

Definities

• The Extra Mile: The Extra Mile Community B.V. en voor zover The Extra Mile optreedt als beheerder, gevolmachtigde of onderverhuurder voor enige eigenaar van een Object, die eigenaar of verhuurder is. Waar uit de context van de tekst en de plaatsing van de term The Extra Mile duidelijk wordt dat het ook op de Eigenaar ziet, dan wordt daar eveneens bedoeld de Eigenaar.
• Eigenaar: in het geval The Extra Mile niet de tot de verhuur van de Unit gerechtigde partij is, de eigenaar van het Object.
• Gebruiker: de partij die de Overeenkomst met The Extra Mile c.q. de Eigenaar sluit.
• Inventarislijst: dit is de lijst, waarop zijn opgenomen de inventaris en foto’s van de inventaris, inclusief enige gebreken, waaronder vlekken, krassen etc.
• Optionele Services: de optionele diensten die The Extra Mile aan de Gebruiker levert, zoals vermeld in de Overeenkomst, waarbij de Gebruiker betaalt voor de afgenomen Optionele Service (betaling per gebruik):
• Opzegtermijn: de opzegtermijn vermeldt in de Overeenkomst en bij gebreken daarvan 3 maanden voorafgaand aan het eindigen van een Service-periode of in het geval dat de eigenaar of de verhuurder van het Object de (huur)overeenkomst met The Extra Mile beëindigt, de op die (huur)overeenkomst van toepassing zijnde opzegtermijn:
• Overeenkomst: iedere overeenkomst gesloten tussen Gebruiker en The Extra Mile en – voor zover van toepassing - tussen de Gebruiker en de Eigenaar:
• Object: de locatie waarop de Services en Optionele Services worden geleverd door The Extra Mile:
• Partijen: de Gebruiker en The Extra Mile, en indien van toepassing de Eigenaar:
• Services: behoudens de Optionele Services, alle diensten en producten die The Extra Mile levert in het Object, waaronder begrepen – voor zover van toepassing de door de Eigenaar te leveren Services:
• Unit: de omschrijving van de door de Gebruiker af te nemen unit in het Object, qua vierkante meters, kwaliteit en eigenschappen, als onderdeel van de Services.
• Waarborgsom: de door de Gebruiker te betalen borgsom zoals vermeld in de Overeenkomst;

2.1 The Extra Mile – en voor zover van toepassing de Eigenaar - verstrekt de Services en – voor zover gewenst – de Optionele Services in het Object met inachtneming van de Overeenkomst en deze algemene voorwaarden. The Extra Mile wijst aan de Gebruiker een Unit toe die uitsluitend gebruikt wordt voor kantoordoeleinden. The Extra Mile behoudt zich het recht voor om de Gebruiker een andere Unit toe te wijzen indien dit de bedrijfsvoering van The Extra Mile, naar het enkele inzicht van The Extra Mile, ten goede komt. De Unit van de Gebruiker zal te allen tijde voldoen aan de overeengekomen omvang, eigenschappen en kwaliteit in de Overeenkomst. In die gevallen dat de Gebruiker een andere Unit krijgt toegewezen, zal dit zonder (aanvullende) kosten voor de Gebruiker zijn.

2.2 Het bedrijf van de Gebruiker mag alleen gedreven worden onder de eigen naam van de Gebruiker of een andere overeengekomen handelsnaam. Het is niet geoorloofd om (reclame) borden aan de deur van de Unit te hangen dan wel ergens anders zichtbaar buiten of in de Unit zonder toestemming vooraf. Het adres van het Object mag gebruikt worden als correspondentie- en zakelijk adres voor de Gebruiker gedurende de looptijd van de Overeenkomst, dit wordt met een toestemmingsverklaring bevestigd.

2.3 Wijziging organisatie Gebruiker. Gebruiker is verplicht om The Extra Mile telkens schriftelijk op de hoogte te stellen van voorgenomen relevante wijzigingen in zijn of haar organisatie, waaronder begrepen haar vennootschapsrechtelijke structuur. De hiervoor bedoelde mededeling dient The Extra Mile op een zodanig tijdstip te bereiken dat deze nog tijdig alle maatregelen kan nemen ten aanzien van de voorgenomen wijziging. Onder deze maatregelen worden onder meer, doch niet uitsluitend, begrepen juridische acties, zoals het aantekenen van verzet tegen een voorstel tot juridische fusie of splitsing. Daarnaast is het toegestaan de geregistreerde handelsnaam te hanteren indien dit afwijkt van de entiteit. Per handelsnaam wordt er een toeslag gerekend van bijkomende kosten van 25 euro per naam per maand.

2.4 Domicilie. Vanaf de ingangsdatum van de Overeenkomst worden alle mededelingen van The Extra Mile aan Gebruiker, in verband met de uitvoering van de Overeenkomst, gericht aan het adres van de Unit. Gebruiker verplicht zich in geval Gebruiker zijn bedrijf daadwerkelijk niet meer op dit adres uitoefent, The Extra Mile daarvan terstond schriftelijk in kennis te stellen onder opgave van een nieuw domicilie. Voor het geval Gebruiker het Object verlaat zonder opgave van een nieuw domicilie aan The Extra Mile, geldt het adres van het Object als domicilie van Gebruiker.

2.5 Voortvloeiend uit De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (“Wwft”) kan het zijn dat The Extra Mile verplicht is om periodiek een UBO check uit te voeren. Dit heeft als doel witwassen en terrorismefinanciering te bestrijden. Op basis van de door Gebruiker verstrekte informatie/documenten beoordelen wij vervolgens of het noodzakelijk is om nadere informatie/documenten bij u op te vragen. Daarnaast verstrekken wij uw persoonlijke gegevens aan derden (met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)), indien wij op grond van de Wwft een melding moeten doen.

2.6 Gebruiker zal de (i) huisregels, (ii) de op de Gebruiker van toepassing zijnde bepalingen voortvloeiend uit een op het Object toepasselijke splitsingsakte (iii) en/of huishoudelijk reglement, die deels of geheel zijn overgenomen in de huisregels en de door The Extra Mile in redelijkheid gegeven aanwijzingen, opvolgen (“Huisregels”).

2.7 Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van The Extra Mile is het Gebruiker niet toegestaan de Unit geheel of gedeeltelijk aan derden in gebruik af te staan, ofwel de rechten voortvloeiend uit deze Overeenkomst geheel of gedeeltelijk aan derden over te dragen of in te brengen in een personenvennootschap of rechtspersoon.

2.8 Onderhoud van de Unit: Gebruiker zal de op enig moment aan hem toegewezen Unit en de inrichting goed onderhouden en ervoor zorg dragen dat die Unit met de bedoelde inrichting in geen enkel opzicht wordt beschadigd dan wel gewijzigd. Gebruiker is aansprakelijk voor alle schade toegebracht door Gebruiker of door degene die met de instemming van Gebruiker gebruikmaken van deze Unit en de gemeenschappelijke ruimte in het Object.

2.9 Kantoormeubilair en apparatuur: Het is verboden om, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van The Extra Mile in enige Unit kabels, IT en aansluitingen aan te brengen. Goed moment voor deze zaken aan te vragen sleuteloverdracht en/of binnen twee weken vanaf deze datum via het e-mailadres info@theextramile.nl.

2.10 Sleutels en beveiliging: Alle sleutels, badges, key-cards en toekomstige virtual cards, ID en membership ID’s zijn eigendom van The Extra Mile. Het is verboden deze te dupliceren dan wel deze in gebruik te geven aan derden zonder voorafgaande toestemming van The Extra Mile. Bij verlies of diefstal dient The Extra Mile direct op de hoogte te worden gesteld. Een melding maakt u altijd in tweevoud, waaronder telefonisch via het nummer 020 226 2096. Bij geen gehoor spreekt u altijd een bericht in, inclusief volledige naam, bedrijfsnaam en wat vermist is en sinds, Wanneer, dit dient altijd zo snel mogelijk en nooit later dan 24 uur. Tevens bevestigt u het telefoontje met de samenvatting. Krijgt u ons wel aan de lijn dan bevestigen wij het gesprek aan u inzake uw melding. Meldingen die gemeld zijn binnen 24 uur, maar later door ons bevestigd werk hetzelfde De hieruit voortvloeiende kosten komen volledig voor rekening van Gebruiker. Tijdens het gebruik van de gemeenschappelijke ruimtes, gedurende en buiten normale kantooropeningstijden, is Gebruiker verantwoordelijk en aansprakelijk voor het ordentelijk (af)sluiten van de deuren van de Unit en het Object.

2.11 Publiek- en privaatrechtelijke regels en verplichtingen: Gebruiker zal voldoen aan alle wetten, verordeningen, beschikkingen en verplichtingen die op haar, dan wel op haar bedrijfsvoering van toepassing zijn. Gebruiker dient alles na te laten wat het gebruik van de gemeenschappelijke ruimtes door anderen, de eigenaar van het Object of The Extra Mile zou kunnen hinderen, kunnen schaden dan wel overlast of ergernis zou kunnen veroorzaken, dan wel tot gevolg heeft dat de verzekeringspremies omhooggaan, verlies en schade veroorzaakt aan de eigenaar van het Object, The Extra Mile en/of andere belanghebbenden. De Gebruiker is zowel bij als na aanvang van de Overeenkomst verantwoordelijk voor het verkrijgen en behouden van alle vergunningen, ontheffingen en toestemmingen die voor het gebruik van de Unit(s) benodigd zijn, zulks in overeenstemming met het (voorgenomen) Gebruik van de Unit(s) door de Gebruiker, altijd op basis van een onberispelijke ethische achtergrond.

2.12 Elektriciteit en IT: Het gebruik van elektriciteit door Gebruiker mag niet het normale gebruik (Normaal zijn: kantoorapparatuur zoals laptops, desktops, printers etc. Niet normaal zijn: magnetrons, airconditioners en koffiemachines etc.) overtreffen tenzij anders overeengekomen. Indien het gebruik naar het redelijk oordeel van The Extra Mile de normale standaard overtreft zonder dat Partijen hieromtrent nadere afspraken hebben gemaakt, is Gebruiker aansprakelijk voor de hieruit voortvloeiende extra kosten en /of de eventuele schade van de eigenaar van het Object, The Extra Mile en/of derden. De Gebruiker mag geen bekabeling, IT- of telecomaansluitingen installeren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van The Extra Mile. Als voorwaarde voor de toestemming van The Extra Mile moet de Gebruiker The Extra Mile toestaan toezicht te houden op eventuele installaties (bijvoorbeeld IT of elektrische systemen) en te controleren of deze installaties het gebruik van het Object door andere Gebruikers, The Extra Mile of een huurder/verhuurder/eigenaar van het Object niet hinderen. De kosten voor installatie en de-installatie zijn voor rekening van de Gebruiker. The Extra Mile doet geen toezeggingen en kan geen garanties geven voor een gehandhaafd niveau van verbinding met het netwerk van The Extra Mile of met het internet in algemene zin, noch voor het niveau van beveiliging van informatie en gegevens die de Gebruiker daarop plaatst. De Gebruiker neemt de beveiligingsmaatregelen (zoals encryptie) die hij geschikt acht voor zijn bedrijf. De enige en exclusieve remedie van de Gebruiker met betrekking tot problemen van verminderde connectiviteit ondervindt, die binnen de redelijke controle van The Extra Mile vallen, is dat The Extra Mile het probleem tracht te herstellen binnen een redelijke termijn na kennisgeving van de Gebruiker aan The Extra Mile.

2.13 Milieu. Partijen zullen richtlijnen, voorschriften of aanwijzingen van de overheid of andere bevoegde instanties ten aanzien van het (gescheiden) aanbieden van afvalstoffen nauwgezet naleven. Bij de niet of niet volledige nakoming van deze verplichting is de nalatige partij aansprakelijk voor de daaruit voortvloeiende financiële, strafrechtelijke en mogelijke andere consequenties.

2.14 Verzekering. Gebruiker is verplicht haar eigendommen, werknemers en eventuele derden die Gebruiker meeneemt/ gebruikt in het Object afdoende te verzekeren en verzekerd te houden gedurende de Overeenkomst. The Extra Mile c.q. de Eigenaar aanvaarden hiervoor geen enkele aansprakelijkheid noch kunnen zij hiervoor aansprakelijk worden gehouden. Indien Gebruiker ervoor kiest zich niet te verzekeren, kan Gebruiker zich nimmer beroepen op verzekering van The Extra Mile of de Eigenaar.

2.15 Toegang tot de Unit. The Extra Mile heeft steeds toegang tot de op enig moment toegewezen Unit aan de Gebruiker. The Extra Mile zal, behoudens urgente gevallen, Gebruiker altijd van tevoren op de hoogte stellen wanneer eventuele inspecties, testen, reparaties, andere routinematige klussen, schoonmaak of onderhoud plaats zullen plaatsvinden dan wel wanneer een Unit aan mogelijke toekomstige gebruikers zal worden getoond. Gebruiker zal haar medewerking verlenen zodat The Extra Mile aan het voorgaande uitvoering kan geven.

2.17 Niet-toegankelijke gedeelten van het Object. Het is Gebruiker zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van The Extra Mile niet toegestaan de installatieruimten, daken en de overige niet voor algemeen gebruik bestemde plaatsen van het Object te betreden of te laten betreden of vervoermiddelen te stallen op andere dan de daartoe bestemde plaatsen.

2.18 Noodvoorzieningen. Gebruiker zal vluchtwegen en nooddeuren in de Unit en het Object te allen tijde vrijhouden en de bereikbaarheid van noodvoorzieningen (o.a. Brandblusvoorzieningen, etc.) garanderen.

2.19 Liften/noodtrappen en vluchtwegen, e.d. De Gebruiker zal van enige aanwezige lift, automatisch deurmechanisme of een soortgelijke voorziening behorende tot de Unit of het Object uitsluitend op eigen risico van deze voorzieningen gebruik kunnen maken.

3.1 De Gebruiker heeft toegang tot het Object gedurende de in de Huisregels en type abonnement specifieke opgenomen tijdstippen, alwaar The Extra Mile de Services en eventuele Optionele Services zal verstrekken gedurende specifieke tijdstippen tijdens kantooruren van maandag tot en met vrijdag. De Gebruiker kan met The Extra Mile specifieke afspraken maken over de levering van Services en Optionele Services buiten kantoortijden. The Extra Mile zal zich inspannen om gevraagde (Optionele) Services (zo snel mogelijk) te leveren. Dit behelst echter louter een inspanningsverplichting en The Extra Mile is niet aansprakelijk voor enige vertraging in de levering van (Optionele) Services. Indien The Extra Mile meent dat een verzoek voor Services bovenmatig is, dan heeft zij het recht om daar een extra vergoeding voor in rekening te brengen op basis van de gebruikelijke tarieven van The Extra Mile en de tijd en kosten die het leveren van de dienst met zich mee heeft gebracht. Coworkingdesks reserveren buiten business hours bijvoorbeeld is geen dienst die daarvoor in aanmerking komt, aangezien er geen toezicht of additionele resources ingeschakeld moeten worden, terwijl de diensten hier los van staan. Dienen wij bijvoorbeeld voor 09.00 open te gaan en dient een medewerker hierdoor 07.45 aanwezig te zijn om 08.00 uur te starten ipv 09.00 uur, wordt dit gezien als 1 uur werk.

3.2 Receptiediensten. The Extra Mile heeft het recht een receptiedienst in te richten en uit te voeren, inclusief het bezoekersreglement.

3.3 Telefonie-, data-, internet- en overige diensten. Het is Gebruiker niet toegestaan om, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van The Extra Mile, diensten met betrekking tot telefonie-, data- en internetfaciliteiten, beveiliging en kopieerfaciliteiten bij derden af te nemen. Levering van genoemde diensten zijn voorbehouden aan The Extra Mile of de door haar gecontracteerde partijen.

3.4 Aanpassing vergoeding (Optionele) Services. Aanpassing van de in de Overeenkomst overeengekomen vergoeding voor de Services (de “Vergoeding”) vindt plaats, ten eerste male twaalf maanden na het in werking treden van de Overeenkomst, op basis van de wijziging van het maandprijsindexcijfer volgens de consumentenprijsindex (CPI) reeks alle huishoudens (2015=100), gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). De gewijzigde Vergoeding wordt berekend volgens de formule: de gewijzigde vergoeding is gelijk aan de geldende vergoeding op de wijzigingsdatum, vermenigvuldigd met het indexcijfer van de kalendermaand die ligt, vier kalendermaanden voor de kalendermaand waarin de Vergoeding wordt aangepast, gedeeld door het indexcijfer van de kalendermaand die ligt zestien kalendermaanden voor de kalendermaand waarin de Vergoeding wordt aangepast.

De Vergoeding wordt niet gewijzigd indien een indexering van de Vergoeding leidt tot een lagere vergoeding dan de laatst geldende. Die laatst geldende Vergoeding blijft ongewijzigd, totdat bij een volgende indexering het indexcijfer van de kalendermaand die ligt, vier kalendermaanden voor de kalendermaand waarin de Vergoeding wordt aangepast hoger is dan het indexcijfer van de kalendermaand die ligt vier kalendermaanden voor de kalendermaand waarin de laatste vergoeding aanpassing heeft plaatsgevonden. Als dan worden bij die vergoeding wijziging de indexcijfers van de in de vorige zin bedoelde kalendermaanden gehanteerd. Een geïndexeerde Vergoeding is opeisbaar verschuldigd, ook al wordt van de aanpassing aan Gebruiker geen afzonderlijke mededeling gedaan. Indien het CBS-bekendmaking van genoemd prijsindexcijfer staakt of de basis van de berekening daarvan wijzigt, zal een zoveel mogelijk daaraan aangepast of vergelijkbaar indexcijfer worden gehanteerd.

Bij verschil van mening hieromtrent kan door de meest gerede partij aan de directeur van het CBS een uitspraak worden gevraagd die voor partijen bindend is. De eventueel hieraan verbonden kosten worden door partijen elk voor de helft gedragen.

Voor zover The Extra Mile kan aantonen dat er sprake is van een stijging van het inkoopprijsniveaus van de Services van ten minste 5%, behoudt The Extra Mile zich het recht voor om het bedrag van de (Optionele) Services aan te passen en/of extra kosten voor de (Optionele) Services in rekening te brengen (hieronder vallen onder meer, doch niet uitsluitend: gas, water en elektra). De Gebruiker is aan een dergelijke aanpassing gebonden na een onderbouwde mededeling door The Extra Mile.

De vergoedingen bij een eventuele verlenging van een Overeenkomst zullen tegen het dan geldende markttarief zijn (de prijzen worden jaarlijks vastgesteld, dus afhankelijk van het moment waarop de Overeenkomst moet worden verlengd, kan er een prijswijziging zijn). Indien een nieuwe marktprijs van toepassing is, zal The Extra Mile de Gebruiker hiervan ten minste 15 (vijftien) dagen voor de opzeggingsdatum op de hoogte stellen.

3.5 Onderbroken (Optionele) Services. The Extra Mile kan niet garanderen dat de Services en Optionele Services niet (kunnen) worden onderbroken of storingsvrij zijn. The Extra Mile is niet aansprakelijk noch kan zij aansprakelijk worden gehouden voor eventuele schade die Gebruiker hierdoor lijdt.

4.1 Elke Overeenkomst wordt aangegaan voor de in Overeenkomst weergegeven initiële periode. Behoudens een tussentijdse opzegging door één van de partijen, zal na ommekomst van die periode de Overeenkomst ten telkenmale worden voorgezet voor een periode gelijkluidend aan de in de Overeenkomst genoemde initiële periode, zulks behoudens een tot beëindiging strekkende kennisgeving van één van de Partijen ten minste drie (3) maanden voorafgaande aan het eind van de lopende contractperiode.

4.2 Indien, om wat voor reden dan ook, The Extra Mile niet in staat is bij aanvang van de Overeenkomst de Unit ter beschikking te stellen, is The Extra Mile hiervoor niet aansprakelijk jegens de Gebruiker. De betaling van de vergoeding voor de Services wordt opgeschort totdat een Unit aan Gebruiker ter beschikking kan worden gesteld.

5.1 Elke Partij kan de overeenkomst schriftelijk tegen het eind van de lopende periode opzeggen, zulks met inachtneming van de opzegtermijn van ten minste twee (2) maanden.

5.2 The Extra Mile, of indien van toepassing– de Eigenaar kan de Overeenkomst na een deugdelijke ingebrekestelling van Gebruiker onmiddellijk beëindigen in de volgende gevallen:

• i. Indien de Gebruiker de door hem verschuldigde bedragen niet op de overeengekomen tijdstippen heeft voldaan; of,
• ii. Indien de Gebruiker enige materiële verplichting uit de Overeenkomst, deze Algemene Voorwaarden of de Huisregels niet nakomt.

5.3 The Extra Mile , of -indien van toepassing– de Eigenaar kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen zonder inachtneming van een opzegtermijn, indien Gebruiker:

• i. de Unit of het Object gebruikt in strijd met publiek- of privaatrechtelijke wet of regelgeving/verplichtingen;
• ii. de Gebruiker niet langer voldoet aan de aan de Gebruiker van rechtswege te stellen UBO vereisten;
• iii. zijn beroep of bedrijf in het Object/Unit geheel of voor een belangrijk deel staakt;
• iv. een aanvraag doet om toegelaten te worden tot de Wet Schuldsanering, Natuurlijke Personen, de Wet Homologatie Onderhands Akkoord, of al is toegelaten tot een van deze wetten;
• v. indien de Gebruiker geen natuurlijk persoon is, zijn rechtspersoonlijkheid verliest, wordt ontbonden of de facto is geliquideerd;
• vi. in staat van faillissement wordt verklaard;
• vii. een akkoord buiten faillissement aanbiedt of indien beslag wordt gelegd op de zaken van de Gebruiker; of
• viii. komt te overlijden.

5.4 Indien The Extra Mile , of -indien van toepassing– de Eigenaar de Overeenkomst op grond van artikel 5.2 of 5.3 van deze Algemene Voorwaarden opzegt, blijft de Gebruiker gehouden zich te houden aan de navolgende voorwaarden en verplichtingen na te komen:

• i. betaling van Services voor de lopende periode van de Overeenkomst, Optionele Services voor zover zij zijn afgenomen; en
• ii. het vrijwaren van The Extra Mile voor eventuele kosten en/of verliezen en/of aanspraken van derden ten gevolge van de onmiddellijke beëindiging van de lopende Overeenkomst;

5.5 Aan het einde van de Overeenkomst dient de Gebruiker met onmiddellijke ingang het Object en de Unit te ontruimen, zulks met achterlating van alle ter beschikking gestelde zaken (inclusief die zaken die op de Inventarisatielijst zijn vermeld), schoon en in de aan de Gebruiker overgedragen staat behoudens slijtage door normaal gebruik.

5.6 Alle zaken waarvan Gebruiker kennelijk afstand heeft gedaan door deze in de Unit of het Object achter te laten aan het einde van de Overeenkomst kunnen door The Extra Mile, naar eigen inzicht, zonder enige aansprakelijkheid, op kosten van Gebruiker worden verwijderd. Indien de ruimte niet in oorspronkelijke staat en/of schoon wordt opgeleverd, zal The Extra Mile de kosten hiervoor bij Gebruiker in rekening brengen en verrekenen met de Waarborgsom.

5.7 Indien Gebruiker zonder toestemming van The Extra Mile na beëindiging van de Overeenkomst, in welke vorm dan ook, onbevoegd gebruik blijft maken van de Unit of het Object, is Gebruiker aansprakelijk voor alle door The Extra Mile te lijden schade en verliezen. In dat geval is Gebruiker verplicht aan The Extra Mile een extra vergoeding overeenkomstig een bedrag voor Services voor de duur van het onbevoegde gebruik te betalen.

6.1 De vergoeding voor de Services, de vergoeding voor Optionele Services moet worden voldaan op de door The Extra Mile aangegeven rekening. De betaling moet voor de eerste dag van de periode waarop deze betrekking heeft, zijn bijgeschreven.

6.2 Alle in de Overeenkomst en deze Algemene Voorwaarden genoemde bedragen zijn exclusief btw. Over de genoemde bedragen zal omzetbelasting in rekening worden gebracht.

6.3 Indien Gebruiker na het verstrijken van de betalingstermijn het verschuldigde bedrag niet heeft betaald, volgt er na 14 dagen een eerste betalingsherinnering, opgevolgd door een 7 dagen een tweede betalingsherinnering. Indien Gebruiker aan beide betalingsherinneringen geen gehoor geeft, verbeurt Gebruiker van rechtswege aan The Extra Mile een opeisbare boete van 20% per kalendermaand dat Gebruiker in verzuim is. De hiervoor bedoelde boete(rente) wordt niet verschuldigd indien Gebruiker voor de genoemde vervaldatum van de oorspronkelijke factuur per aangetekende brief een gemotiveerde vordering i.v.m. klachten over (niet-)geleverde (Optionele) Services bij The Extra Mile heeft ingediend en The Extra Mile binnen 4 weken na ontvangst van deze brief inhoudelijk daarop niet heeft gereageerd. Het vorenstaande laat onverlet de bevoegdheid van The Extra Mile om gebruik te maken van zijn overige rechten, waaronder het recht op nakoming en het recht op volledige schadevergoeding voor zover de geleden schade de eventueel verbeurde boete overtreft.

7.1 Het deel van de Services dat betrekking heeft op de terbeschikkingstelling van een Unit en eventuele parkeerplaatsen door The Extra Mile c.q. de Eigenaar aan de Gebruiker kwalificeert voor de omzetbelasting als een dienst die wordt gelijkgesteld aan verhuur in de zin van de Wet op de omzetbelasting 1968.

7.2 Partijen maken gebruik van de mogelijk en opteren voor een met BTW belaste verhuurprijs te werken zoals bedoeld in artikel 11 lid 1 aanhef onderdeel 5 van de Wet op de omzetbelasting 1968 juncto artikel 6a Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting 1968. Tevens wordt omzetbelasting in rekening gebracht over de vergoeding die de Gebruiker verschuldigd is voor door of vanwege The Extra Mile c.q. de Eigenaar te verzorgen Services, zoals vastgelegd in de Overeenkomst. Voor het gedeelte van de Overeenkomst waarmee aan de Gebruiker een deel van het Object ter beschikking wordt gesteld wordt de Overeenkomst gelijkgesteld met een schriftelijke huurovereenkomst.

De Gebruiker verklaart door ondertekening van de Overeenkomst van Opdracht en/of Statement of Work ten behoeve van The Extra Mile c.q. de Eigenaar (en hun eventuele rechtsopvolger(s)):

• i. dat de Gebruiker voldoet aan de eis dat de Unit(s) en de parkeerplaats(en) duurzaam gebruikt worden, en duurzaam zal blijven gebruiken, voor prestaties waarvoor een (nagenoeg) volledig recht op aftrek van omzetbelasting op grond van artikel 15 van de Wet op de omzetbelasting 1968 bestaat.
• ii. dat als startdatum voor de BTW belaste diensten en leveringen wordt de in de Overeenkomst genoemde startdatum gehanteerd.
• iii. dat het boekjaar van de Gebruiker van 1 januari tot en met 31 december loopt.
• iv. dat de genoemde bedragen voor Services en Optionele Services allemaal worden vermeerderd met 21% BTW.

8.1 Indien Gebruiker de Services niet (meer) afneemt voor prestaties die recht geven op aftrek van omzetbelasting en daardoor de uitzondering op de vrijstelling van afdracht van omzetbelasting over (een deel van) de Services wordt beëindigd, is Gebruiker niet langer omzetbelasting over de huurprijs verschuldigd, doch dan is Gebruiker met ingang van de datum waarop die beëindiging van kracht wordt, naast de vergoeding van de Services in plaats van omzetbelasting een zodanige afzonderlijke vergoeding aan The Extra Mile c.q. de Eigenaar (en hun rechtsopvolger(s)) verschuldigd dat deze volledig wordt gecompenseerd voor:

• i. de als gevolg van het beëindigen van de optie voor The Extra Mile c.q. de Eigenaar (en hun rechtsopvolger(s)) niet (langer) aftrekbare omzetbelasting op de exploitatiekosten van het gehuurde of investeringen daarin:
• ii. de omzetbelasting die The Extra Mile c.q. de Eigenaar (en hun rechtsopvolger(s)) als gevolg van het beëindigen van de optie wegens herrekening als bedoeld in artikel 15, lid 4 van de Wet op de omzetbelasting 1968 of herziening als bedoeld in de artikelen 11 tot en met 13 van de Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting 1968 aan de Belastingdienst moet betalen;
• iii. alle overige schade die The Extra Mile c.q. de Eigenaar (en hun rechtsopvolger(s)) door het beëindigen van de optie lijdt.

8.2 Ingeval in enig boekjaar niet is voldaan aan het gebruik van de Unit(s) voor prestaties die voor 90% of meer recht geven op aftrek van BTW, stelt de Gebruiker The Extra Mile binnen vier weken na afloop van het desbetreffende boekjaar door middel van een door Gebruiker ondertekende verklaring hiervan in kennis. Binnen dezelfde termijn zendt Gebruiker een afschrift van die verklaring aan de Belastingdienst.

8.3 Indien Gebruiker niet voldoet aan de informatieverplichting als bedoeld in artikel 8.2 en/of niet voldoet aan de verplichting tot ingebruikname als bedoeld in artikel 7.2 of achteraf blijkt dat Gebruiker van een onjuist uitgangspunt is uitgegaan en The Extra Mile c.q. de Eigenaar (en hun rechtsopvolger(s)) daardoor naar achteraf blijkt ten onrechte omzetbelasting over de huurprijs in rekening heeft gebracht, is Gebruiker in verzuim en is The Extra Mile c.q. de Eigenaar (en hun rechtsopvolger(s)) gerechtigd het daardoor ontstane financiële nadeel op Gebruiker te verhalen. Dit nadeel betreft de volledige ter zake door The Extra Mile c.q. de Eigenaar c.q. (en hun rechtsopvolger(s)) alsnog aan de Belastingdienst verschuldigde omzetbelasting vermeerderd met rente, eventuele boetes, alsmede verdere kosten en schade. Het in dit lid gestelde voorziet in een schadevergoedingsregeling voor het geval de optie met terugwerkende kracht mocht worden beëindigd, zulks naast de in artikel 8.1 weergegeven regeling. De extra schade die voor The Extra Mile c.q. de Eigenaar (en hun rechtsopvolger(s)) uit die terugwerkende kracht voortvloeit, is terstond, volledig en ineens van Gebruiker opeisbaar. The Extra Mile c.q. de Eigenaar (en hun rechtsopvolger(s)) zal zijn medewerking verlenen indien Gebruiker de opgave van deze extra schade van The Extra Mile c.q. de Eigenaar (en hun rechtsopvolger(s)) wil laten controleren door een onafhankelijke registeraccountant. De kosten hiervan zijn voor rekening van Gebruiker.

8.4 Het in dit artikel 8 gestelde is eveneens van toepassing indien The Extra Mile c.q. de Eigenaar c.q. diens rechtsopvolger(s) eerst na, al dan niet tussentijdse, beëindiging van de Overeenkomst wordt geconfronteerd met schade door de beëindiging van de voor partijen geldende optie, welke schade alsdan terstond, volledig en ineens door The Extra Mile c.q. de Eigenaar (en hun rechtsopvolger(s)), opeisbaar is.

8.5 Onverkort het overigens in de Overeenkomst ter zake bepaalde, zal Gebruiker de Services in elk geval, met toepassing van de optie (als bedoeld in artikel 7.1), afnemen of laten afnemen voor het einde van het boekjaar waarin de ingangsdatum als genoemd in de Overeenkomst is gelegen

9.1 In die gevallen waarin The Extra Mile niet in staat is om de Services te leveren in het Object op de aanvangsdatum van de Overeenkomst is The Extra Mile c.q. de Eigenaar niet aansprakelijk jegens de Gebruiker voor enig verlies of schade. Afhankelijk van de beschikbaarheid zal The Extra Mile de Gebruiker een andere locatie aanbieden. Indien The Extra Mile de Services niet kan leveren in het in de Overeenkomst genoemde Object en geen alternatief Object kan aanbieden, mag de Gebruiker de ingangsdatum van de Overeenkomst uitstellen of de Overeenkomst beëindigen.

9.2 The Extra Mile c.q. de Eigenaar is niet aansprakelijk en kan niet aansprakelijk worden gehouden voor schade toegebracht aan de persoon of zaken van Gebruiker of van derden door het voorkomen van en de gevolgen van zichtbare en onzichtbare gebreken aan de Unit, het Object, of ontstaan door het optreden en de gevolgen van weersomstandigheden, van stagnatie in de bereikbaarheid van de Unit, van stagnatie in de voorziening van gas, water, elektriciteit, warmteventilatie of luchtbehandeling, van storing van de installaties en apparatuur, van in- en uitstroming van gassen of vloeistoffen, van brand, ontploffing en andere voorvallen, van stoornis in het gebruik van de Unit en/of tekortkomingen in de dienstverlening van The Extra Mile, behoudens in het geval van schade als gevolg van opzet of bewuste roekeloosheid van The Extra Mile.

9.3 The Extra Mile c.q de Eigenaar is niet aansprakelijk en kan niet aansprakelijk worden gehouden voor schade aan documenten of andere zaken geleden als gevolg van door de posterijen, koeriersdiensten en/of door andere bedrijven uitgevoerde diensten of (Optionele) Services.

9.4 The Extra Mile c.q. de Eigenaar is niet aansprakelijk en kunnen niet aansprakelijk worden gehouden voor bedrijfsschade van Gebruiker of voor schade als gevolg van de activiteiten van de andere gebruikers en of van belemmeringen in het gebruik van de Unit die derden veroorzaken. Indien The Extra Mile ten gevolge hiervan de Services niet kunnen aanbieden en aansprakelijkheid ter zake niet onder deze Voorwaarden is uitgesloten, is de aansprakelijkheid beperkt tot het restitueren van een redelijk deel van de vergoeding voor de Services in het lopende contractjaar.

9.5 Gebruiker is verplicht tijdig maatregelen te nemen ter voorkoming en beperking van schade aan de Unit. Gebruiker is verplicht The Extra Mile terstond op de hoogte te stellen indien zich schade aan/in de Unit heeft voorgedaan binnen 24 uur of dreigt voor te doen.

9.6 The Extra Mile c.q. de Eigenaar is in geen geval aansprakelijk voor enige gederfde omzet, gederfde winst, verlies van verwachte (kosten)besparingen, verlies of beschadiging van data, claims van derden of (andere) gevolgschade. Gebruiker wordt met klem aangeraden zich voor dergelijke verliezen, schade, kosten of claims te verzekeren.

9.7 Behoudens opzet of bewuste roekeloosheid van het senior management van The Extra Mile, is de totale aansprakelijkheid van The Extra Mile op grond van de Overeenkomst of een vordering op grond van onrechtmatige daad jegens Gebruiker beperkt tot de betaalde vergoeding voor Services in het kalenderjaar waarin het schade toebrengende feit zich heeft voorgedaan.

9.8 De Gebruiker is aansprakelijk voor alle schade aan het Object, tenzij de Gebruiker bewijst dat de schade niet te wijten is aan de Gebruiker of degenen die zich met toestemming van de Gebruiker in het Object bevinden, hetzij expliciet hetzij impliciet, met inbegrip van maar niet beperkt tot alle werknemers, vertegenwoordigers, aannemers en/of agenten. Bovendien is de Gebruiker aansprakelijk voor alle schade veroorzaakt door de Gebruiker of degenen die zich met toestemming van de Gebruiker in het Object bevinden, expliciet of impliciet, met inbegrip van, maar niet beperkt tot alle werknemers, vertegenwoordigers, aannemers en/of agenten.

Tenzij sprake is van ernstige nalatigheid van The Extra Mile c.q. de Eigenaar dient Gebruiker The Extra Mile te vrijwaren voor aanspraken, claims, schade, verlies en kosten als gevolg van/door:

• i. dood of verwonding binnen de Unit die Gebruiker gebruikt,
• ii. derden die Gebruiker tot het Pand en/of de Unit heeft toegelaten, personeel van Gebruiker en personen waarvoor Gebruiker aansprakelijk is,
• iii. boetes of (schade)claims die The Extra Mile worden opgelegd door gedragingen of nalatigheden van Gebruiker,
• iv. schade toegebracht aan de persoon of goederen van Gebruiker of van derden en aanspraken van derden ter zake, en
• v. het niet houden aan enige verplichting uit de Overeenkomst of deze Voorwaarden.

11.1 Partijen dienen geheimhouding te betrachten over de inhoud van de Overeenkomst. Geen van de Partijen zal zonder voorafgaande toestemming van de andere Partij mededelingen doen omtrent de inhoud van deze Overeenkomst, tenzij wet-, regelgeving of een bevoegde autoriteit dit vereist. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van de Overeenkomst. The Extra Mile zal te allen tijde geheimhouding betrachten omtrent de bedrijfsvoering van Gebruiker, tenzij anders voortvloeit uit het bepaalde in wet- of regelgeving, deze Voorwaarden en/of de Overeenkomst.

12.1. Partijen komen overeen dat The Extra Mile gerechtigd is persoonsgegevens van Gebruiker te verwerken. The Extra Mile zal enkel die persoonsgegevens (in de regel slechts naam en e-mailadres) van vertegenwoordigers of werknemers van Gebruiker verwerken die nodig zijn voor de uitvoering van deze Overeenkomst. Die gegevens zullen enkel voor dat doel worden gebruikt en enkel zo lang als dat doel gediend wordt. Nadat het betreffende doel is gediend, zullen de gegevens worden gewist.

12.2. Beeldmateriaal. Gebruiker is zich ervan bewust dat The Extra Mile beeldmateriaal verzamelt ten behoeve van marketingdoeleinden. Gebruiker is zich ervan bewust dat hij en of zijn medewerkers mogelijk op beeld worden vastgelegd dan wel dat uitingen (logo’s) van gebruiker zichtbaar kunnen zijn.

12.3. The Extra Mile heeft marktconforme, technische en organisatorische maatregelen getroffen die ander gebruik of het lekken van dergelijke gegevens moet voorkomen.

13.1 De betaling van de vergoedingen voor (Optionele) Services en eventuele bijkomende bedragen die op grond van een Overeenkomst verschuldigd zijn, geschiedt uiterlijk op de vervaldata, in wettig Nederlands betaalmiddel, zonder opschorting, inhouding of verrekening met een vordering die Gebruiker op The Extra Mile heeft. De Gebruiker kan eventuele kosten slechts verrekenen indien de vordering in rechte is vastgesteld. The Extra Mile is gerechtigd eenzijdig te bepalen welke openstaande vordering uit hoofde van een Overeenkomst wordt voldaan door een van Gebruiker ontvangen betaling.

13.2 The Extra Mile zal alle facturen elektronisch verzenden en de Gebruiker zal betalingen verrichten via een geautomatiseerde methode zoals automatische incasso of creditcard, voor zover de lokale banksystemen dat toelaten en tenzij Partijen in de Overeenkomst anders zijn overeengekomen. Facturen worden binnen 14 (veertien) dagen betaald, tenzij tussen Partijen anders is overeengekomen.

13.3 Indien Gebruiker het factuurbedrag of een gedeelte daarvan niet tijdig betaalt, is Gebruiker vanaf de vervaldatum tot aan de datum van algehele voldoening aan The Extra Mile een direct opeisbare rente verschuldigd van 1% van het factuurbedrag voor elke maand of gedeelte van een maand volgend op de vervaldatum. Indien The Extra Mile wegens het niet nakomen van de betalingscondities genoodzaakt is het verschuldigde bedrag te incasseren, komen de volledige gerechtelijke en buitengerechtelijke incassokosten voor rekening van Gebruiker.

13.4 De Gebruiker stemt ermee in onverwijld te betalen (i) alle verkoop-, gebruiks-, accijns-, verbruiks- en alle andere belastingen en licentievergoedingen die de Gebruiker aan enige overheidsinstantie moet betalen (en op verzoek van The Extra Mile zal de Gebruiker The Extra Mile een bewijs van deze betaling verstrekken) en (ii) alle belastingen die The Extra Mile aan enige overheidsinstantie heeft betaald en die zijn toe te schrijven aan de huisvesting van de Gebruiker, voor zover van toepassing, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, alle belastingen op bruto-ontvangsten, huur en bewoning, belastingen op materiële persoonlijke eigendommen, rechten of andere documentaire belastingen en vergoedingen.

14.1 De gebruiker betaalt een waarborgsom gelijk aan twee (2) maanden van de vergoeding voor de Privé-unit Kantoorservices (plus BTW), tenzij in de overeenkomst een hoger bedrag is vermeld. De waarborgsom wordt door The Extra Mile ingehouden zonder enige verplichting of aansprakelijkheid tot betaling van rente, tot zekerheid voor de nakoming van alle verplichtingen van de Gebruiker uit hoofde van de Overeenkomst. De waarborgsom of het saldo dat overblijft na aftrek van de door de Gebruiker verschuldigde bedragen, de kosten voor de (Optionele) Services, wordt aan de Gebruiker terugbetaald nadat de Gebruiker met The Extra Mile heeft afgerekend en het bedrag is voldaan.

14.2 Indien de waarborgsom door The Extra Mile wordt opgeëist en uitbetaald of gedeeltelijk wordt uitbetaald, zal Gebruiker aan The Extra Mile een waarborgsom verstrekken die voldoet aan het bepaalde in artikel 14.1 tot het bedrag dat gold onmiddellijk voorafgaand aan de opeising van de Waarborgsom.

15.1 De Gebruiker houdt zich bij de uitvoering van zijn bedrijf aan alle relevante wet- en regelgeving, anti-slavernij, anti-omkoping en anti-corruptie wetgeving. De Gebruiker dient zich te onthouden van alles wat het gebruik op het Object door The Extra Mile of door anderen kan hinderen (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, politieke campagnes of immorele activiteiten), overlast of ergernis kan veroorzaken, of verlies of schade kan toebrengen aan The Extra Mile (met inbegrip van reputatieschade) of aan enige belanghebbende in het Object. Indien The Extra Mile door een overheidsinstantie of ander wetgevend orgaan is geïnformeerd dat zij een redelijk vermoeden heeft dat de Gebruiker vanuit het Object criminele activiteiten ontplooit, of onderworpen is of zal worden aan sancties van de overheid, dan heeft The Extra Mile het recht om alle Overeenkomsten met de Gebruiker met onmiddellijke ingang te beëindigen. De Gebruiker erkent dat elke schending van dit artikel 15.1 een wezenlijke tekortkoming vormt, die The Extra Mile het recht geeft de Overeenkomst met de Gebruiker te beëindigen (en schadevergoeding van de Gebruiker te vorderen), zulks zonder nadere kennisgeving.

15.2. The Extra Mile is gerechtigd hun rechten en verplichtingen uit deze Overeenkomst te allen tijde over te dragen aan derden en Gebruiker verleent daarvoor hierbij reeds haar medewerking en instemming. Een dergelijke overdracht is reeds goedgekeurd door de Gebruiker. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van The Extra Mile mag Gebruiker geen rechten of verplichtingen uit de Overeenkomst overdragen. Dit artikel 15.2 heeft goederenrechtelijke werking en is bindend voor derden.

Alle kennisgevingen en mededelingen die door The Extra Mile of Gebruiker worden gedaan dienen schriftelijk te geschieden. Onder schriftelijk wordt tevens langs elektronische weg verstaan aan de e-mailadressen zoals medegedeeld en bekend bij The Extra Mile.

Indien en voor zover op grond van redelijkheid en billijkheid of het onredelijk bezwarend karakter op enige bepaling van de Overeenkomst geen beroep zou kunnen worden gedaan, komt aan de desbetreffende bepaling wat betreft de inhoud en strekking in elk geval een zoveel mogelijk overeenkomstige betekenis toe, zodat daar wel een beroep op kan worden gedaan. Indien een deel van de Overeenkomst of deze Voorwaarden nietig of vernietigbaar is, dan laat dit de geldigheid van het overige deel van de Overeenkomst en deze Voorwaarden onverlet. In plaats van het vernietigde of nietige deel geldt alsdan als overeengekomen, hetgeen op wettelijk toelaatbare wijze het dichtst komt bij hetgeen Partijen overeengekomen zouden zijn indien zij de nietigheid of vernietigbaarheid gekend zouden hebben.

15.3 Alle formele kennisgevingen dienen schriftelijk te geschieden en te worden gericht aan het adres dat in de Overeenkomst is vermeld, tenzij partijen elkaar anders hebben bericht.

15.4 Elke door The Extra Mile gegeven toestemming is eenmalig en geldt niet voor verschillende of opeenvolgende gevallen. The Extra Mile is gerechtigd aan haar toestemming redelijke voorwaarden te verbinden.

16.1 Indien de Gebruiker, na deugdelijke ingebrekestelling door The Extra Mile, de voorschriften uit de Overeenkomst of deze Algemene Voorwaarden niet naleeft, is de Gebruiker, voor zover geen specifieke boete is overeengekomen, aan The Extra Mile een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd van minimaal € 250 (tweehonderdvijftig euro) per kalenderdag voor elke kalenderdag dat de Gebruiker in verzuim is. Het voorgaande laat onverlet het recht van The Extra Mile om gebruik te maken van haar overige rechten, waaronder het recht op nakoming en op volledige schadevergoeding voor zover de geleden schade de boete overtreft.

17.1. Op de Overeenkomst en de Voorwaarden alsmede de van toepassing verklaarde Huisregels is Nederlands recht van toepassing. Geschillen zullen worden beslecht door erkend bevoegde 1 of meervoudige arbitragecommissie, mediation indien Eigenaar dit wenst en of de Nederlandse rechter. Tenzij Partijen uitdrukkelijk schriftelijk anders overeenkomen kan een andere optie of volgorde worden gehanteerd, alle geschillen die verband houden met de Overeenkomst, deze Voorwaarden en overige vorderingen tussen Partijen aangebracht bij bevoegde rechtbank in het arrondissement te Amsterdam.