Privacyverklaring

The Extra Mile Community B.V. (hierna: "The Extra Mile", "TEM", "wij" of "ons") is een inclusief businesscenter, coworking- en serviced office-operator, gevestigd te Amsterdam. Via ons fysieke platform en digitale ecosystemen verlenen wij flexibele werkplekken, kantoorruimtes, meeting rooms, podcaststudio's, eventgelegenheden en accelerator services aan zakelijke huurders, hybride professionals en consumenten.

Bedrijfsgegevens:

• Entiteit: The Extra Mile Community B.V.
• Statutaire zetel & bezoekadres: Hessenbergweg 8, 1101 BT Amsterdam
• Kamer van Koophandel: 81564252
• Website: https://theextramile.nl
• Algemeen e-mailadres: info@theextramile.nl
• Privacy & Compliance Contact: privacy@theextramile.nl

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens via onze fysieke locaties, onze website theextramile.nl, mobiele applicaties (app.theextramile.nl), evenementenplatforms, communicatiekanalen en digitale IT-infrastructuur.

A. Holacratische Operationele Structuur & Partner-Ecosysteem

The Extra Mile werkt volgens een wendbaar, holacratisch organisatiemodel ter ondersteuning van onze strategische 2030-visie op schaalbare en maatschappelijk inclusieve groei. Binnen dit model maken wij gebruik van zelfstandige professionals (zzp'ers) en gespecialiseerde partnerondernemingen die diensten en oplossingen leveren. Alle door ons ingeschakelde zzp'ers, adviseurs en externe dienstverleners handelen onder strikte contractuele geheimhouding en worden via verwerkersovereenkomsten (DPA) gehouden aan dezelfde AVG/GDPR-normen als de eigen organisatie.

B. Abonnementsvormen & Consumentenrecht bij Hybride Professionals

Coworkingabonnementen en flexibele werkplekproducten kunnen worden afgenomen door zowel rechtspersonen als individuele professionals die hybride werken:

• Werkgeversvergoedingen (B2B): Wanneer een werkgever het abonnement voor een werknemer faciliteert of vergoedt, leggen wij zowel de juridische entiteitsgegevens van de werkgever (facturatieadres, KvK, btw-nummer) als de specifieke gebruikersgegevens van de individuele professional vast.
• Individuele Professionals & Hybride Werkers (B2C): Indien een professional in privéhoedanigheid een abonnement of flexibele werkplek afneemt, is het dwingend consumentenrecht en de toepasselijke regelgeving van toepassing. Dit omvat onder meer het wettelijke herroepingsrecht bij online afgesloten diensten conform het Burgerlijk Wetboek en de AVG-richtlijnen.

Afhankelijk van uw relatie met The Extra Mile verwerken wij verschillende categorieën persoonsgegevens:

A. Lidmaatschappen, Privé-adresbescherming ZZP'ers & Werkgeversdata

• Identificatie & Contact: Voor- en achternaam, functie, zakelijk/privé-adres, e-mailadres, telefoonnummer, KvK-nummer (bij zzp'ers).
• Wettelijk Gereguleerde Privégegevens ZZP'ers: Aangezien de adresregistratie van zzp'ers doorgaans samenvalt met het privéadres, is het verzamelen en verstrekken van deze gegevens (alsmede privé-bankrekeningnummers, privé-woonplaats en geboortedatum) wettelijk strikt gereguleerd. The Extra Mile verwerkt deze data met maximale afscherming en deelt privé-bankrekeningen en privé-adressen nooit met derden zonder expliciete wettelijke grondslag of schriftelijke toestemming.
• Werkgevers- & eindgebruikerskoppeling: Bij zakelijk gefaciliteerde hybride abonnementen worden de entiteitsgegevens gekoppeld aan het individuele gebruikersprofiel om veilige toegang en correcte bevoegdheidscontrole te garanderen.

B. Encrypted Cloud, Beeld-, Voertuig- & Contactgegevens (SOP-protocol)

Door leden en bezoekers worden via cloudapplicaties aanvullende gegevens verstrekt of door ons verwerkt, waaronder kentekens van voertuigen, visuele biometrische/gezichtsgegevens (via ons CCTV-/PropTech-systeem), alsmede privé mobiele telefoonnummers en e-mailadressen:

• Standard Operating Procedure (SOP): Voor alle denkbare verwerkingsscenario's van deze gevoelige gegevens heeft TEM een strikte SOP afgestemd met de dataverwerkende verstrekkers en encryptiepartners.
• Volledige Eigen Financiering: The Extra Mile bekostigt de hoogwaardige encryptie-, beveiligings- en compliance-infrastructuur voor deze SOP's volledig zelf om maximale onafhankelijkheid en privacywaarborgen te garanderen.

C. Document, Signing & Identity Stack (Dokuflex, Itsme, Veriff)

• Dokuflex (Document & Signing Compliance): Geselecteerde host- en co-creatie-omgevingskeuze voor documentbeheer, contractuele co-creatie en digitale ondertekening, inclusief eIDAS-gevalideerde identiteitscontroles en geavanceerde elektronische handtekeningen.
• Itsme (Actieve Startpartner): Primaire partner waarmee wij direct starten voor eIDAS-gevalideerde digitale identiteitsverificatie, fraudepreventie en KYC-due diligence.
• Veriff (Shortlist Partner): Aanvullende shortlist-partner voor internationale paspoort- en biometrische documentverificatie.

D. Financiële Administratie, Betalingen & Kredietcheck

• Betalingsverwerking: IBAN, SEPA-machtigingen en creditcardtransacties verwerkt via Wix Payments (Mollie voor iDEAL & SEPA, Adyen Cards), per 2027 geautomatiseerd via WeFact.
• Kredietwaardigheid: Allianz Trade-kredietcontroles en beheerde financiële risicoratings ten behoeve van contractacceptatie.

E. Fysieke Toegang, Pandbeveiliging & Postverwerking

• Ubiquiti UniFi PropTech: Toegangslogs (badge-scans, mobiele toegangsleutels, tijdstippen van in- en uitgang).
• Cameratoezicht (CCTV): videobeelden van gemeenschappelijke ruimten, in- en uitgangen en parkeerterreinen ter beveiliging van eigendommen en personen.
• Mailroom Scanservice: digitalisering van fysieke post waarbij TEM als verwerker optreedt in opdracht van de accounthouder (vernietiging gedigitaliseerde post binnen 4 weken).

F. Online Discovery, Events & Social Media

• Location Discovery: Google Business, Google Maps, Bing Maps en Apache WPR (Web Performance & Routing).
• Event Registraties & Media: Luma.com (lu.ma), Canva, evenementenfoto's/video's, en profielinteracties via LinkedIn, Facebook, Instagram, X (Twitter), YouTube en TikTok.

Onze IT-architectuur is opgebouwd uit schaalbare, enterprise-grade componenten om betrouwbaarheid en compliance te waarborgen voor MKB-leden, hybride consumenten en enterprise-huurders:

Belangrijkste Architectuurpijlers:

• 1. Microsoft 365 Enterprise Ecosystem: Gebruik van Outlook, Teams, Contacts, People, Power BI en Microsoft Copilot onder Europese datalocatie- en ISO/IEC 27001-beveiligingsnormen. Copilot verwerkt data uitsluitend binnen de beveiligde TEM-tenant.
• 2. Symphony-AI Orchestration & CRM-Combi: Geïntegreerde klantbeheer-workflow tussen Wix CRM, Salesforce en AI-georkestreerde procesautomatisering (Symphony-AI).
• 3. Meta Business WhatsApp: Operationeel communicatiemedium. WhatsApp beschikt niet over een automatische data-sync met onze centrale CRM-datahubs (Salesforce/Wix); formele contracten en vertrouwelijke documentatie worden uitsluitend via onze beveiligde Dokuflex/M365-omgeving uitgewisseld.
• 4. Document, Signing & Identity Stack (Dokuflex, Itsme, Veriff): Dokuflex fungeert als centrale eIDAS-omgeving. Voor digitale identiteitsverificatie starten wij actief met Itsme, met Veriff op de shortlist voor internationale documentatiestromen.
• 5. Sourcing, Procurement & Tender Stack (NIS2 Resilience Mindset): The Extra Mile vermeldt SAP Ariba, Mercell en TenderNed als onderdeel van haar sourcing procurement respons stack. Opneming van deze platforms weerspiegelt onze afstemming op NIS2-concurrerende marktstandaarden en een Europese continentale contingentie-mindset (minder afhankelijk van U.S.-only SaaS). Dit houdt geen automatische gegevensdeling in, maar borgt de operationele en juridische tender-readiness.

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

1. Uitvoering van de Overeenkomst (Art. 6 lid 1 sub b AVG)

• Verlenen van toegang tot werkplekken, kantoren en parkeerfaciliteiten aan hybride professionals, zzp'ers en werkgevers.
• Opstellen en digitaal ondertekenen van lidmaatschapsovereenkomsten (eIDAS via Dokuflex).
• Verwerking van betalingen en incasso's (Mollie, Adyen, WeFact).
• Uitvoeren van de Mailroom scanservice.

2. Wettelijke Verplichting (Art. 6 lid 1 sub c AVG & Consumentenrecht)

• Fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor de financiële administratie.
• Naleving van dwingend consumentenrecht bij B2C-overeenkomsten met individuele professionals.
• Uitvoering van KYC/eIDAS-identiteitscontroles via Itsme en Veriff.

3. Gerechtvaardigd Belang (Art. 6 lid 1 sub f AVG)

• Fysieke beveiliging via cameratoezicht en Ubiquiti UniFi toegangsbeheer.
• Encrypted verwerking van voertuigkentekens, camerabeelden en privécontactgegevens volgens ons interne SOP-protocol.
• Cyberbeveiliging en webperformance via Cloudflare en Apache WPR.
• Kredietrisicobeoordelingen via Allianz Trade.
• Naleving van de NIS2-methodologie voor digitale veerkracht en continentale contingentie.

4. Toestemming (Art. 6 lid 1 sub a AVG)

• Verzenden van direct marketing of nieuwsbrieven naar niet-leden.
• Plaatsen van niet-noodzakelijke cookies en tracking-technologieën.

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het realiseren van de doeleinden:

• Financiële- en Factuuradministratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Contract- en Ondertekeningsdocumenten (Dokuflex): Duur van het lidmaatschap/contract en 7 jaar daarna ten behoeve van de juridische en fiscale bewaarplicht.
• Mailroom Scanservice Data: Gescande poststukken worden uiterlijk binnen 4 weken definitief vernietigd.
• PropTech Toegangslogs & CCTV Camerabeelden: Maximaal 30 dagen (of uiterlijk 4 weken), tenzij langer vereist in verband met een beveiligingsincident.
• KYC & Kredietcheck Gegevens (Itsme / Veriff / Allianz Trade): Duur van de overeenkomst en tot maximaal 2 jaar na beëindiging.
• SOP Encrypted Cloud Data (Kentekens/Contactdata): Duur van het actieve lidmaatschap, waarna opschoning plaatsvindt conform het vastgestelde SOP-protocol.
• Procurement & Tender Data (SAP Ariba / Mercell / TenderNed): Conform wettelijke en contractuele tender-bewaartermijnen.

The Extra Mile hanteert een "Security and Privacy by Design"-aanpak:

• Hybride Beveiligingsstack: Geavanceerde bescherming via Microsoft 365 Security gecombineerd met geavanceerde Google Security-protocollen (multi-factor authenticatie, endpoint management en voorwaardelijke toegang).
• Document Integrity & eIDAS: Gevalideerde opslag en ondertekeningsworkflows via Dokuflex met cryptografische authenticiteitswaarborgen.
• SOP-Gefinancierde Encrypted Cloud: Zelfbekostigde, hoogwaardige versleuteling voor alle mobiele telefoonnummers, e-mailadressen, voertuigkentekens en beeldgegevens die door leden worden ingevoerd, geborgd via leverancier-afgestemde Standard Operating Procedures (SOP's).
• Cloudflare Web Protection: DDoS-bescherming, Web Application Firewall (WAF), TLS-versleuteling en beveiligde DNS-routing via Cloudflare.
• NIS2 Digital Sovereignty & Contingentietraditie: Ter reductie van afhankelijkheid van individuele buitenlandse (met name U.S.) SaaS-leveranciers, volgt TEM de NIS2-methodologie voor digitale veerkracht via Europese en soevereine oplossingen (zoals Itsme, Dokuflex, WeFact, TenderNed en Mercell).

Onderstaand overzicht geeft de kernstructuur weer van onze verwerkingsactiviteiten conform Art. 30 AVG, het consumentenrecht en de NIS2-methodologie:

Rol bij de Mailroom Scanservice: bij het uitvoeren van de Mailroom Scanservice treedt The Extra Mile op als Verwerker in opdracht van de accounthouder (Verwerkingsverantwoordelijke). Op grond van de gesloten verwerkersovereenkomst (DPA) worden alle gescande digitale bestanden uiterlijk binnen 4 weken na verwerking of contractbeëindiging definitief vernietigd.

Bron: Bijlage B, Register van Verwerkingsactiviteiten (Art. 30 AVG), TEM-ROPA-2026-V5, oktober 2026.

Als betrokkene (zowel zakelijk lid als consument/hybride professional) heeft u op grond van de AVG de volgende rechten:

• Recht op inzage (Art. 15 AVG)
• Recht op rectificatie (Art. 16 AVG)
• Recht op gegevenswissing ("Vergetelheid") (Art. 17 AVG)
• Recht op beperking van de verwerking (Art. 18 AVG)
• Recht op dataportabiliteit (Art. 20 AVG)
• Recht van bezwaar (Art. 21 AVG)

Verzoeken kunnen schriftelijk worden ingediend via privacy@theextramile.nl

Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

Dit onderdeel geldt specifiek wanneer The Extra Mile optreedt als Verwerker voor haar accounthouders (bijv. bij de Mailroom Scanservice) of wanneer externe zzp'ers/partners gegevens verwerken in opdracht van TEM.

10.1 Toepasselijkheid & Definities

Wanneer een accounthouder gebruikmaakt van de Mailroom Scanservice, verwerkt The Extra Mile persoonsgegevens in de post uitsluitend in opdracht en onder instructie van de accounthouder. De accounthouder is in dat geval de Verwerkingsverantwoordelijke en TEM de Verwerker.

10.2 Verplichtingen van The Extra Mile als Verwerker

• 1. Geheimhouding: Alle medewerkers, zzp'ers en geautoriseerde personen die kennisnemen van persoonsgegevens zijn gebonden aan een strikte geheimhoudingsplicht.
• 2. Beveiliging: TEM neemt passende technische en organisatorische maatregelen (waaronder firewalls, Cloudflare WAF, Dokuflex versleuteling, SOP encrypted cloud, fysieke afsluiting en bezoekerregistratie).
• 3. Instructie: Verwerking vindt uitsluitend plaats op basis van schriftelijke instructies van de accounthouder.
• 4. Locatie van Verwerking: Persoonsgegevens worden uitsluitend binnen de Europese Unie (EU/EER) verwerkt.
• 5. Meldplicht Datalekken: In geval van een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens mogelijk zijn gelekt of verloren zijn gegaan, stelt TEM de accounthouder onverwijld (uiterlijk binnen 36 uur) in kennis.
• 6. Vernietiging Data: Bij beëindiging van de dienstverlening worden alle digitale scans en postgegevens binnen 4 weken definitief vernietigd.

Indien u van mening bent dat The Extra Mile uw persoonsgegevens niet zorgvuldig verwerkt, verzoeken wij u contact met ons op te nemen. U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder:

• Autoriteit Persoonsgegevens
• Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
• Telefoon: +31 (0)70 888 85 00
• Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

The Extra Mile Community B.V. · Hessenbergweg 8, 1101 BT Amsterdam · info@theextramile.nl · 020 226 2096 · theextramile.nl